Als ondernemer wil je graag dat jouw organisatie blijft groeien en de concurrentie een stap voor blijft. Digitalisering is hierin een essentieel onderdeel. Het digitaliseren van jouw organisatie zorgt ervoor dat je efficiënter en productiever wordt en dus klaar bent voor de toekomst!
De menselijke kant van digitalisering
De digitalisering van bedrijfsprocessen gaat echter allang niet meer alleen om het implementeren van nieuwe technologie. Het meenemen van jouw gebruikers, de medewerkers, in de nieuwe en aangepaste manier van werken is onmisbaar voor succesvolle digitaliseringsprojecten. De benadering tussen de technologische, functionele én menselijke kant is hierbij essentieel.
Een digitaliseringsproject is een verandertraject. En om jouw verandertraject succesvol te laten zijn kun je jouw pijlen dus ook het beste richten op de menselijke kant, dus een verandering in gedrag. Want alleen wanneer alle medewerkers de digitale verandering omarmen, zal je het optimale resultaat behalen. Het gaat dus meer om een mentale verandering dan de eigenlijke digitalisering.
Verandering kost tijd
Het digitaal transformeren van jouw organisatie gaat zo snel als je medewerkers deze verandering omarmen! Ga daarom niet overhaast van start. Zorg eerst voor een doordachte aanpak die bij jouw organisatie past en gedragen wordt.
Analyseer de interne organisatie
Om te begrijpen wat de impact van de verandering zal zijn op jouw medewerkers en andere betrokkenen, helpt het opstellen van een organisatieanalyse. Deze analyse helpt de sterke en zwakke punten van de huidige situatie binnen jouw organisatie te identificeren. De structuur en positionering van de organisatie worden bekeken en de efficiëntie waarmee de werknemers te werk gaan.
Als onderdeel van de organisatieanalyse kunnen bijvoorbeeld workshops worden georganiseerd. Door deze workshops te combineren met het verkregen inzicht in de huidige situatie heb je een duidelijk beeld van de impact die de verandering gaat hebben. Zo weet je dus ook welke gebieden je meer aandacht moet geven.
Samenstelling van multidisciplinair projectteam
De digitale transformatie is geen verandering vanuit de IT-afdeling waar de rest van de organisatie zich aan conformeert. Het is een organisatieontwikkeling. De interne organisatie moet daarbij centraal staan. Dit vraagt om een multidisciplinair team van IT, HR, communicatie en mogelijk nog andere disciplines.
Stel dus een sterk projectteam samen wat zich inzet om de verandering te promoten en deze door de organisatie te laten omarmen. Goed voorbeeld doet goed volgen, dus zal de rest van de organisatie de gewenste gedragsverandering sneller inzetten.
Management betrokkenheid
Betrek het management en medewerkers vanaf het eerste moment in het proces. Hoe denken zij over de verandering? En wat hebben zij nodig om hun werk goed te kunnen blijven doen? Zo voorkom je dat je een oplossing implementeert waar niemand mee kan werken. Daarnaast creëer je betrokkenheid en draagvlak. Zo begint de adoptie al voordat de verandering start.
Actief adoptieplan
Het digitaliseringsproject gaat meer vragen van de kennis en vaardigheden van de medewerkers. Dit kan leiden tot frustraties en verminderde prestaties. Wanneer medewerkers niet weten hoe ze de nieuwe toepassingen moeten inzetten kost ze dit immers meer moeite.
Betrek daarom jouw medewerkers al in een vroeg stadium bij de verandering, communiceer op de juiste manier met hen en bied ze de meest geschikte middelen aan. Zo leren zij een stuk gemakkelijker met de nieuwe oplossing te werken.
Het begeleiden en stimuleren van adoptie door medewerkers hoort standaard bij de introductie van nieuwe technologische middelen of oplossingen. Het vergroot de veranderbereidheid én de flexibiliteit van medewerkers. Ze weten wat ze kunnen verwachten, hoe ze de ICT moeten gebruiken en wat de voordelen zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden. Het digitaliseringsproject is dus succesvoller als je de eindgebruikers actief meeneemt in de verandering.
Communicatie
Stel een sterk, maar ook leuk, communicatieplan op. Hierin moeten ook de verschillende communicatiekanalen worden opgenomen. Door duidelijk te communiceren over de redenen van de verandering en de voordelen ervan, zal de rest van de organisatie makkelijker mee gaan in het proces. Kies daarbij niet voor één aanpak voor iedereen. Kom tegemoet aan de behoeften van verschillende typen medewerkers.
Gebruik bijvoorbeeld de CEO of iemand anders met veel aanzien als woordvoerder bij belangrijke mededelingen. Daarnaast zal het ook helpen als je het hele verandertraject zijn eigen branding meegeeft. Zo zullen collega’s de verandering op een positieve manier leren kennen en accepteren.
Bepaal de inhoud van de communicatie samen met medewerkers. Verschillende dingen kunnen relevant voor ze zijn. Welke informatie hebben ze nodig? Welke toon spreekt hen aan? Op welke momenten willen ze communicatie ontvangen? Korte communicatielijnen, bijvoorbeeld de direct leidinggevende in plaats van het veranderproject, zijn vaak effectiever. Het volgende artikel geeft 3 handige tips om de communicatie persoonlijk te houden in een digitale wereld: Hoe houd je communicatie persoonlijk in een digitale wereld? « Werkdruk
Pilot
Het is verstandig om de aanpak van de digitale transformatie eerst met een kleine representatieve groep medewerkers te testen voordat je de communicatie en migratie voor de hele organisatie start. Evalueer de resultaten en stel je aanpak, inclusief de inhoud van de communicatie, waar nodig bij.
Nazorg
Ook nadat de verandering helemaal is doorgevoerd, heb je nazorgteams nodig om de verandering te blijven ondersteunen en versterken. Denk aan doorlopende communicatie en training om te zorgen dat iedereen actief blijft deelnemen aan de nieuwe manier van werken. Vergeet daarnaast ook niet om successen te vieren. Beloon bijvoorbeeld de mensen die de nieuwe manier van werken helemaal geaccepteerd hebben. Zo stimuleer je de medewerkers die het misschien nog wat moeilijker vinden zich aan te passen.
Overige blogs
