My Workwear is een laagdrempelig en eenvoudig te gebruiken management systeem. Het bestel- en uitleverproces van kleding, PBM’s en gereedschappen wordt gedigitaliseerd. Bestellingen die vanuit de medewerkers geplaatst worden lopen doormiddel van een digitaal proces via alle betrokken stakeholders naar de leveranciers en weer terug. Een dergelijk proces kan gezien worden als een geoliede machine. Dergelijke digitale processen zorgen ervoor dat jouw organisatie klaar is voor de toekomst.
Als je wilt dat ook jouw organisatie klaar is voor de toekomst, dan dient deze ook te werken als een geoliede machine. Dat betekent dat je gestroomlijnde processen hebt die zorgen voor tevreden medewerkers en klanten. Alle systemen werken naadloos samen, waardoor data voor iedereen en op ieder moment beschikbaar is. Zo kan jouw organisatie écht doen waar het goed in is.
Dit kun je alleen bereiken door arbeidsintensieve processen zo veel mogelijk te digitaliseren.
Wat is digitalisering?
Digitalisering omvat het proces om fysieke data om te zetten in digitale data. Vaak wordt ook het digitaliseren van procedures bedoeld. Onder de digitalisering van processen wordt het opnemen van digitale technologieën in bedrijfs- en sociale processen verstaan, met als doel deze te verbeteren.
Bij het digitaliseren van processen gaat het niet alleen informatie, maar ook de manier waarop je die verwerkt. Oftewel: met wie je de informatie deelt en waar de informatie heen gaat. Daarnaast zorgt digitalisering van bedrijfsprocessen ervoor dat de processen meer gestroomlijnd en efficiënter zijn dan voorheen. Je brengt het aantal handmatige acties flink terug en je hebt beter overzicht over hoe je bedrijf ervoor staat.
Waar begin je jouw digitale transformatie?
Zo’n traject van digitale stroomlijning begint met de vraag Waar doen we het voor? Ofwel: Welke waarde propositie willen wij realiseren of verbeteren? Staat de klantervaring centraal of gaat het vooral om het verbeteren van de efficiëntie ? En wat verstaan we daar dan precies onder? Zodra een organisatie deze vragen eenduidig heeft beantwoord, is het belangrijk te bepalen welke processen het meest bepalend zijn voor het realiseren van de betreffende waarde propositie en in welke mate. Door dit soort processen te digitaliseren, kunnen ze beter en efficiënter worden ingericht. Dat levert al een fikse stap voorwaarts op.
Organisatieanalyse
Om de digitale transformatie te starten breng je eerst in kaart hoe digitaal ‘volwassen’ jouw organisatie op dit moment is en wat het vermogen is van jouw organisatie om succesvol te kunnen veranderen. Vaak weet je als ondernemer wel dat digitalisering noodzakelijk is; je hebt onderzoek gedaan, artikelen gelezen en je weet dat er stappen gezet dienen te worden om succesvol en relevant te blijven voor je opdrachtgevers.
Een goede inventarisatie is nodig om de digitale transformatie op te starten. In deze fase kom je er dus achter of er beperkingen zijn die eerst opgelost moeten worden, voordat je aan het daadwerkelijk ontwikkelen van nieuwe digitale producten en services begint.
Opstellen digitaliseringsplan
Nu je jouw visie en plannen voor de digitale transformatie hebt vastgesteld, is het tijd om het digitaliseringsplan te gaan maken. In dit plan wordt opgeschreven wat er moet gebeuren. Om toe te kunnen werken naar hoe het er in de toekomst uit moet gaan zien is het uiteraard belangrijk dat eerst de huidige situatie in kaart wordt gebracht.
Het digitaliseringsplan schetst een duidelijk beeld van waar de organisatie staat, wat de uitdagingen zijn en waar deze naartoe zou moeten groeien. Het plan geeft handvatten om de daadwerkelijke digitalisering te gaan starten.
Belang van digitalisering
Een belangrijk onderdeel binnen het digitaliseringsplan is om toe te lichten waarom digitalisering belangrijk is. Van buitenaf gezien zijn de potentiële voordelen van digitalisering vaak wel duidelijk. Digitalisering zorgt namelijk voor meer efficiëntie, een betere workflow en een beter concurrentievermogen.
Naast deze voordelen is het ook belangrijk om mogelijke bedrijfsspecifieke (extra) voordelen toe te lichten zoals mogelijke nieuwe kanalen voor klantenwerving, verbeterde besluitvorming of een toename in innovatie en dus werkplezier.
Hoewel de nadelen van digitalisering minder groot zijn, is het belangrijk om deze ook te benoemen in het digitaliseringsplan. Door een ondermaatse implementatie van digitalisering kan bijvoorbeeld de ontwikkeling en kennis van de verschillende ecosystemen achterblijven. Ook kan het gebeuren dat de gebruikerservaringen soms zo goed worden verbeterd tot een punt waarop de digitale transformatie een negatief effect heeft op de financiële winst. Het proces creëert dan spectaculaire voordelen voor de klant, maar niet voor het bedrijf.
Leiderschap
Bij elke verandering is er een grote behoefte aan leiderschap. Bereid je voor op de digitalisering door goed om je heen te kijken in de organisatie en veel te praten met de leidinggevenden. Wie zijn je medewerkers en hoe kijken zij tegen verandering aan? Er zijn een paar stereotypen aan te wijzen.
Zo zijn er de slachtoffers die elke verandering zien als een persoonlijke aanval, en de toekijkers die niet voor of tegen verandering zijn, maar alles lijdzaam ondergaan. De critici vormen de derde groep die je goed in beeld moet hebben. En let op, want niet alle critici zijn uitgesproken! Sommigen zeggen dat ze geen problemen hebben met een verandering, of zeggen helemaal niets, maar stellen alles in het werk om de verandering te saboteren.
Tot slot de groep waarmee je kunt werken: de voorstanders. Dit zijn de mensen die het belang van verandering begrijpen, die enthousiast zijn over je plannen en die een positieve vibe kunnen verspreiden in de organisatie. Als je tijd investeert om deze mensen goed te informeren en aan je kant te krijgen, kunnen zij goed werk verrichten onder hun minder blije collega’s.
Technologie keuze
De keuze van de benodigde tools en systemen is natuurlijk afhankelijk van de strategie en ambities van de organisatie. Een ontwikkeling om in de gaten te houden is de opkomst van het Digital Experience Platform (DXP). Deze platformen bieden de architectuur voor bedrijven om de operatie te digitaliseren, de klantervaring te optimaliseren en inzichten te verzamelen waarop actie kan worden ondernomen. Alle drie de pijlers in één dus.
Het kan gaan om een los product of een suite van producten die samenwerken. Daarbij is het handig om te kijken welke tools er binnen het bedrijf al naar tevredenheid worden gebruikt en of die op een DXP kunnen worden aangesloten. Het juiste platform past in de infrastructuur van de organisatie en is flexibel.
Technologie testen en bouwen
Wanneer een voorlopige keuze gemaakt is voor de te gebruiken technologie, is het belangrijk om een prototype in te richten en te testen. Het testen richt zich voornamelijk op de gebruiksvriendelijkheid en de wenselijkheid. Hieruit moet blijken of het huidige uitgewerkte idee aanslaat, makkelijk in gebruik is en ook echt waarde toevoegt voor de doelgroep. De doelgroep krijgt de mogelijkheid om door het product heen te klikken en kan gericht vragen stellen over de werking van het product. De op- en aanmerkingen worden doorgevoerd om zo de uiteindelijke oplossing te definiëren. Dit prototype en de resultaten van de test vormen de basis voor de kosten- en techniekinschatting van de bouwfase.
Daarna kan er begonnen worden met het bouwen en implementeren van de gekozen technologie.
Veranderingsmanagement
Veranderen is lastig. Dat geldt bij een drastische ommezwaai zoals digitale transformatie in het kwadraat. Je kunt nog zo’n mooi plan hebben, als je de organisatie niet meekrijgt, dan komt er niets terecht van de uitvoering.
Je moet er verder voor zorgen dat je alle neuzen dezelfde kant op krijgt. Daarvoor zet je de voorstanders in, maar ook je hele managementteam moet aan het werk om alle medewerkers mee te krijgen of in elk geval hun verzet te neutraliseren. Verder is het essentieel dat je managers voldoende verantwoordelijkheden krijgen om de gewenste resultaten te realiseren: geef ze daarom de juiste tools, talenten, middelen en bevoegdheden
Gebruik de informatie die je hebt verkregen uit de eerder uitgevoerde organisatieanalyse! Tijdens die fase ben je er immers achter gekomen wat het vermogen is van jouw organisatie om succesvol te kunnen veranderen en welke eventuele beperkingen er zijn die eerst opgelost moeten worden.
Doorontwikkeling en nazorg
Nu de gekozen technologie gebouwd en geïmplementeerd is, stopt de digitale transformatie niet direct. Er moeten structurele beslissingen genomen worden over de hosting, technische ondersteuning en doorontwikkeling.
Daarnaast is het belangrijk om een plan te hebben waarin de nazorg wordt omschreven. Zo is het bijvoorbeeld verstandig om één of meerdere nazorgteams samen te stellen. Deze nazorgteams zijn nodig om de veranderingen op het vlak van digitalisering te blijven ondersteunen en versterken. Denk aan doorlopende communicatie en training om te zorgen dat iedereen actief blijft deelnemen aan de nieuwe manier van werken.
Als binnen een organisatie al duidelijk is welke processen met behulp van digitalisering kunnen worden verbeterd, is het zaak om dit ook echt voor elkaar te krijgen. Lees ook de volgende BLOG die vijf stappen naar digitalisering beschrijft binnen het bestaande bedrijfsmodel : Vijf stappen naar de digitalisering binnen het bestaande bedrijfsmodel (thenextpractice.nl)
Overige blogs
